استخدام الراية(Flag )
هل لاحظت الراية الموجودة على يمين كل رسالة فى شكل 12-10؟ لو أنك ضغطت على هذه الراية سوف يتغير لونها إلى اللون الأحمر . وبضغطة أخرى عليها تعود إلى اللون الأصلى. استخدمهذه الراية لتمييز الرسائل الهامة. كما يمكنك بعد ذلك استخدام الراية فى عملية الفرز أيضاً.
· يمكنك إلقاء نظرة سريعة على محتوى الرسالة المختارة فى قسم المشاهدة بالشكل 12-10، اما إذا كان محتوى الرسالة كبيراً فاضغط عليها ضغطة مزدوجة لكى تفتحها فى نافذة خاصة وتقرأمحتوياتها.
· لمسح رسالة ما اخترها ثم اضغط على زر الوحة Del أو استخدم أمر سطر الأدوات Delete.
الاستجابة للرسائل Raply/ Forward:
لكى ترد على إحدى الرسائل اتبع الآتى:
· إذا كنت قد قرأت الرسالة ولاتحتاج إلى فتحها فى نافذة خاصة اضغط بالزر اليمن عليها فى صندوق الوارد ثم اختر من القائمة السريعة الأمر:
Reply to sender .
· أما إذا كانت الرسالة مفتوحة فى نافذتها الخاصة فاستخدم أمر سطر الأدوات Reply كما بالشكل 13-10.
· إذا أردت توجيه الرد إلى جميع الآشخاص الذى وصلتهم صورة من الرسالة استخدم الأمر Reply all.
· إذا أردت توجيه الرسالة إلى شخص آخر ( أو أكثر) لم يكن اسمه موجوداً مع المرسل إليهم استخدم الأمرForward.
· فى جميع الأحوال سوف تفتح نافذة جديدة لكى تكتب فيها الرد كما يمكنك أن تضيف إلى المرسل إليهم ماتشاء من الأسماء كما يمكنك أن تغير موضوع الرسالة كأنها رسالة جديدة.
· اكتب الرد على الرسالة ثم استخدم الأمر Send فيتم إرسالها.
تم الرد على الرسالة
لاحظ فى صندوق الوارد أن أيقونة المظروف قد أصبحت تأخذ الشكل مما يدل على أن هذه الرسالة قد تم الرد عليها.
إرسال مرفقات مع الرسالة Attachments:
قد يتطلب الأمر فى بعض الأحيان أن ترفق برسالتك ملفاً محتوياًعلى نص أو صورة سواء كانت رسالة جديدة أو رداً على رسالة. والملف المرفق يسمىAttachment.
ولإرفاق ملف برسالة ما اتبع الآتى:
· ابدأ رسالة جديدة أو رد على رسالة ما.
· استخدم الأمر Attach بسطر الأدوات فيفتح النافذةOpen التى تمكنك من التجول فى الكمبيوتر لاختيار الملف الى ترغب فى إرفاقه بالرسالة.
· اختر الملف المطلوب إرفاقه بالرسالة ثم اضغط الزر Open.
· سوف يظهر الملف المرفق تحت صندوق الموضوع (Subject) كما بالشكل 15-10. كما تلاحظ ظهور أيقونة المرفقات على يسار الملف المرفق.
فتح ملف مرفق
عندما تتلقى رسالة بها مرفقات فسوف ترى نفس اليقونة مجاورة للملف أو الملفات المرفقة. وحتى تفتح الملفات المرفقة اضغط على كل ملف منها ضغطة مزدوجة فتفتح نافذة عنوانها Mail Attachment . اختر الأمرOpen فترى محتويات الملف على الشاشة.
تنظيم الرسائل فى دوسيهات
بعد أن تستقبل العديد من الرسائل من الأصدقاء ومزلاء العمل سوف يزدحم صندوق الوارد ويتغذر عندئذ أن تعثر على رسالة ما بسهولة. لذلك فإنه من الأفضل إنشاء دوسيهات مختلفة وحفظ رسائل البريد فيها بحسب نوعيتها. فعلى سبيل المثال يمكنك أن تنشئ دوسيها لكل شخص أو دوسيهاً للأصدقاء وآخر لزملاء العمل وهكذا. لتحقيق ذلك اتبع الخطوات التالية:
· اضغط بالزر الأيمن على صندوق الوارد (Inbox).
· اختر من القائمة السريعة الأمر New Folder كما بالشكل16-10 فتفتح نافذة إنشاء دوسيه جديد (Create Folder).
· اكتب اسما للدوسه الجديد مثل Coworkers واضغط الزرOK.
· يمكنك الآن تنتقل رسالة سام أبو الروس الخاصة بالاجتماع الشهرى إلى الدوسيه Coworkers بالضغط على الرسالة بالزر الأيمن ثم اختيار الأمر…..Move to folder. انظر الشكل 17-10.
· سوف تظهر نافذة النقل (Move) وبها أسماء الدوسيهات الموجودة. اختر منها الدوسيه Cowokers واضغط الزر OK فيتم نقل الرسالة إلى الدوسيه المقصود. جرب أن تلقى نظرة على محتويات الدوسيه Coworkers الآن وسوف تجد به الرسالة المعينة. انقل أيضاً رسائل الأصدقاءإلى دوسيه بالاسم Friends وهكذا.