أخطاء شائعة في المخازن

6- أخطاء شائعة في المخازن Common Errors in Stores إن التزام جميع العاملين في المخازن بالتعليمات وعدم تجاوزها يضمن حسن سير عملية التخزين بما يحقق الأهداف المرجوة ويسهم في تيسير عملية الإنتاج وتخفيض التكاليف وخاصة مع وجود نظام رقابة فعال. لكن الحياة العملية تحفل بكثير من الأخطاء التي تعكس تهاون وتقصير بعض العاملين. ومن الأخطاء الشائعة في المخازن: أ- إهمال في التسجيل وفي الدورة المستندية: حيث لا يتم استخدام المستندات والوثائق الضرورية أثناء عملية الاستلام والتسليم. ومن مظاهر هذا الإهمال: – عدم اعتماد أذونات الصرف وختمها عند تحريرها. – قيد…

Read More

دليل السلامة في المخازن

5- دليل السلامة في المخازن Safety Guide in Stores يتطلب الاحتفاظ بالمخزون والمحافظة عليه وضع إجراءات صارمة من قبل المنشأة على العاملين في المخازن للحفاظ على محتوياتها من جهة، ولضمان سلامتهم الشخصية من جهة أخرى لذلك يجب أن تتحقق في هذه المخازن مجموعة شروط بعضها أثناء إنشاء المخازن، وبعضها الآخر أثناء القيام بالتخزين، وفيما يأتي أهم هذه الشروط: 5-1 شروط السلامة أثناء إنشاء المخازن Safety Conditions While Stores is Established أ- إقامة منشآت المخازن من مواد غير قابلة للاشتعال، وأن يكون للمخزن أكثر من مخرج واحد. ب- توفير فتحات الإضاءة…

Read More

ترتيب الأصناف في المخازن

4- ترتيب الأصناف في المخازن Arranging Categories in Stores يتطلب المخازن اتخاذ التدابير اللازمة لتحديد مكان كل صنف من المواد المخزنة لتسهيل عملية الصرف، ومن بين الأساليب المستعملة في ترتيب الأصناف: أ- ترتيب المواد حسب رموز في فهرس المخزن، بحيث يحدد رمز لكل مادة ويبين مكانها ومختلف المعلومات التي يجب توافرها كمعدل الطلب عليها ومستوى المخزون الأدنى منها وغير ذلك، وكل من يتناول الفهرس يجد كل المعلومات التي تساعده في عمله. وتستعمل هذه الطريقة إذا كان عدد المواد المخزنة كبيرًا. ب- الخزن دون التقيد بمكان معين، وتستعمل هذه الطريقة في…

Read More

السمات الشخصية التي يجب أن يتحلى بها أمين المخزن

السمات الشخصية التي يجب أن يتحلى بها أمين المخزن: أ- الانضباط في المواعيد. ب- التركيز والمنطقية في التفكير. ت- معدل ذكاء عادي. ث- هادئ الطباع وغير انفعالي. ج- ألا يكون مصابًا بمرض يشكل العمل معه في المخزن خطرًا عليه أو لا يتمكن بسببه من ممارسة عمله. ح- اللباقة في الحديث وبشاشة الوجه. خ- حسن الاستماع والفهم وإدراك المواقف بوعي وتركيز. د- حسن المظهر والأناقة. ذ- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة. ر- يفضل ألا يقل عمره عند التعيين في وظيفة أمين مخزن عن 24 عامًا ولا يزيد عن 40 عامًا.…

Read More

أمين المخزن واجباته

3-2-2 أمين المخزن: وهو مسئول عن المخزن الذي يشرف عليه. وتكون بعهدته جميع المواد الموجودة في المخزن ويعمل على تطبيق التعليمات الصادرة إليه من الأمين العام للمخازن، كما ويعمل على حماية وحفظ المخزون في مخزنه. 3-2-2-1 واجباته: أ- استلام وتسليم المواد المخزنية بعد التأكد من مطابقة أعدادها ومواصفاتها. ب- وضع وترتيب المواد في الأماكن المخصصة لها بحيث يسهل عملية الاستلام والتسليم. ت- اتخاذ الإجراءات الوقائية كافة لحماية المخزن من أخطار الحريق والسرقة والتلف بصورة كافة. ث- المحافظة على السجلات والبطاقات والمستندات المخزنية والتأكد من سلامة المستندات المخزنية وأن تكون مستوفية…

Read More

المراكز الوظيفية في إدارة المخازن

3-2 المراكز الوظيفية في إدارة المخازن Functional Position in Stores Department: 3-2-1 الأمين العام للمخازن: إذا كان للمنشأة أكثر من مخزن أو أكثر من وحدة من وحدات التخزين فمن الضروري وجود وظيفة أمين عام للمخازن، يرتبط هذا الموظف بشكل كبير ومباشر بمدير المشتريات والمخازن وقد يكون المسئول الأول عن وظيفة التخزين إذا كانت وظيفة مستقلة في المنشأة. واجباته: أ- المساهمة في إعداد الخطة العامة للتخزين. ب- الإشراف العام على العاملين في المخازن وتدريب أمناء المخازن على إجراءات الصرف والاستلام والتنظيم الداخلي للمخازن، وتنسيق أعمالهم وتقديم الإرشادات والإيضاحات على استفساراتهم كافة…

Read More

صفات العاملين في المخازن

صفات العاملين في المخازن: تختلف مسميات العاملين في إدارة المخازن بحسب حجم المستودعات التي تملكها الشركة أو المؤسسة وأهمية المواد المخزنة وطبيعة عمل المنظمة، وقبل الخوض في أسماء وظائف العاملين في مجال إدارة المخازن ووصف مهامهم تجدر الإشارة إلى أن أعمال المخازن تعتبر ذات طبيعة فكرية أكثر من أي أعمال إنتاجية أخرى، ويجب ألا تقل العناية باختيار موظفي المخازن عن تلك التي يتم وفقها اختيار بقية العاملين في المنشأة. وبشكل عام يجب النظر إلى الصفات الآتية في العاملين في المخازن: أ- الثقة. ب- الدقة والضبط. ت- الأمانة. ث- درجة لا…

Read More

التنظيم الإداري لإدارة المخازن والمراكز الوظيفية فيها

3. التنظيم الإداري لإدارة المخازن والمراكز الوظيفية فيها: Administrative Organization in Stores Department and Functional Position in it 3-1 التنظيم الإداري لإدارة المخازن Administrative Organization in Stores Department: 3-1-1 التبعية الإدارية لإدارة المخازن: يتم تحديد التبعية الإدارية لإدارة المخازن بحسب نظرة إدارة المنشأة لهذه الإدارة وحسب حجم المنشأة وطبيعية مهامها. وبالتالي فإن هناك أكثر من تنظيم إداري يحدد تبعية إدارة المخازن. وفيما يأتي نورد بعضًا من تلك التنظيمات أو النماذج: أ- التبعية المباشرة للمدير العام. ب- التبعية الإدارية لإدارة الإنتاج: وذلك لارتباط مهام إدارة المخازن بشكل مباشر بالعملية الإنتاجية وهي…

Read More

علاقة إدارة المخازن بإدارة التصميم

2-5 علاقة إدارة المخازن بإدارة التصميم: Relation Between Stores and Design Departments: 2-5-1 دور إدارة التصميم: – يجب أن تتحقق إدارة التصميم قبل تغيير الإنتاج أو خصائص التصميم من المواد الأولية المتبقية في المخازن والتي كانت تناسب التصميم القديم وذلك لتجنب الخسائر الناشئة عن تعديل هذا التصميم فيتم تأجيل تطبيق التصميم الجديد لحين الاستهلاك أغلب المخزون من المواد القديمة. 2-5-2 دور إدارة المخازن: تستشير المخازن إدارة التصميم قبل التخلص من مخلفات الإنتاج أو بواقي الصناعة لكي ترسم لنفسها سياسة محددة في هذا الصدد على ضوء الاتجاهات الجديدة في التصميم.

Read More

علاقة إدارة المخازن بغدارة الفحص و بإدارة النقل

2-3 علاقة إدارة المخازن بغدارة الفحص: Relation Between Stores and Checking Departments: 2-3-1 دور إدارة الفحص: أ- فحص الكميات الواردة. ب- تحديد مدى إمكانيات الاستفادة من المواد غير المطابقة بدلًا من ردها. 2-3-2 دور إدارة المخازن: – تخطر إدارة الفحص بمواعيد استلام الشحنات للفحص. 2-4 علاقة إدارة المخازن بإدارة النقل: Relation Between Stores and Transportation Departments: 2-4-1 دور إدارة النقل: أ- توفير وسائل النقل المناسبة في التوقيت المناسب. ب- في حالة وجود أعطال في وسائل النقل تخطر إدارة المخازن بأي تعديلات. 2-4-2 دور إدارة المخازن: أ- تخطرها بكافة التفاصيل الخاصة…

Read More